1. OBJETO
El objetivo de esta Política de Privacidad es informar del tratamiento de los datos personales que se llevará a cabo para la gestión e investigación de las denuncias que se presenten a través del Canal Ético del Grupo Boix (en adelante, “Canal Ético”), integrado por Boix Maquinaria Spain, S.L.U., Boix Maquinaria, S.L. e Infabose, S.L.U. (en adelante, “Grupo Boix”).
Para la correcta configuración y diseño del Canal Ético, las entidades del Grupo Boix dan pleno cumplimiento a la normativa aplicable en materia de protección de datos, y de manera especial;
- El Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (en adelante, “Reglamento General de Protección de Datos”, o “GDPR”);
- La Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (en adelante, “LOPD”);
- Ley Orgánica 10/1995, de 23 de noviembre, del Código Penal;
- Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores;
- Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción; y
- demás normativa de desarrollo, tanto europea como española, que pueda resultar de aplicación.
2. ¿QUIÉN ES EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES?
Este Canal Ético está dirigido a los Profesionales, estudiantes en prácticas (con convenio de cooperación educativa) y colaboradores externos[1] de Grupo Boix.
Por tanto, si el denunciado está vinculado contractualmente con alguna de las entidades que configuran el Grupo Boix, la entidad concreta a la que el denunciado esté vinculado será el Responsable del Tratamiento de los datos personales que se recaben en relación con las denuncias relativas a los profesionales, estudiantes en prácticas y colaboradores externos con los que mantenga un vínculo laboral, de convenio de cooperación educativa o mercantil.
3. CATEGORÍA Y PROCEDENCIA DE LOS DATOS
En este Canal Ético se podrá tratar información personal del denunciante y del denunciado, así como de terceras personas involucradas en los hechos que hayan sido objeto de una denuncia (por ejemplo, posibles testigos).
A este respecto, no es posible definir a priori qué categorías de datos personales se tratarán en este Canal, dado que depende de la información que libremente quieran facilitar tanto el denunciante a la hora de formular su denuncia, como el denunciado a la hora de proceder a su defensa, o incluso posibles testigos que participen en el proceso de investigación que se pueda iniciar. En todo caso, sólo se tratarán los datos estricta y objetivamente necesarios para tramitar las denuncias y, si procede, comprobar la realidad de los hechos denunciados. Del mismo modo, serán adecuados, pertinentes y no excesivos.
En cualquier caso, Grupo Boix podrá recibir dichos datos personales:
a) directamente del propio interesado (por aportarla en el momento de formular su denuncia, al formular posibles alegaciones, o en cualquier otro momento de la investigación); y,
b) de manera indirecta, por cualquiera de las personas –físicas o jurídicas- involucradas en la investigación.
Finalmente, el denunciante que desee revelar su identidad deberá comunicar a la entidad correspondiente del Grupo Boix los datos personales actuales y exactos, a fin de que la información contenida en sus sistemas esté actualizada y sin errores.
4. ¿CON QUÉ FINALIDAD Y BASE LEGAL TRATAMOS TUS DATOS PERSONALES?
A los efectos legales, se hace constar que con el tratamiento de los datos que se recaben a través de este Canal Ético se persiguen las siguientes finalidades, cada una de ellas con su correspondiente base legitimadora:
a) En el caso de los datos personales recibidos por parte de Boix Maquinaria Spain, S.L.U., la base legitimadora del tratamiento es el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley 2/2023, de Protección al Informante
En primer lugar, Boix Maquinaria Spain, S.L.U, tratará la información que se recabe (la que nos facilita el denunciante o la que se recabe en el marco de la investigación que se pueda llevar a cabo) con la finalidad de (i) gestionar e investigar las denuncias formuladas a través del Canal y (ii) adoptar las medidas de protección legalmente establecidas para prevenir posibles represalias, dando así estricto cumplimiento a lo dispuesto por la Ley 2/2023, de 20 de febrero, de Protección del Informante.
b) En el caso de los datos personales recibidos por parte de Boix Maquinaria, S.L. o Infabose, S.L.U., la base legitimadora del tratamiento es el cumplimiento de una misión realizada en interés público
Boix Maquinaria, S.L. e Infabose, S.L.U., al contar con menos de cincuenta (50) trabajadores, tratarán la información que se recabe -bien por facilitarla el denunciante, bien por recabarse en el marco de la investigación que se pueda llevar a cabo-, para el cumplimiento de una misión realizada en interés público como es la (i) gestión e investigación de las denuncias formuladas a través del Canal y (ii) adopción de las medidas de protección necesarias para prevenir posibles represalias frente al denunciante.
c) Tratamiento de los datos en base al interés legítimo de las entidades del Grupo Boix (Sistema de Compliance)
Adicionalmente, los datos personales recabados en el marco de este Canal serán tratados por las entidades del Grupo Boix para prevenir, detectar y descubrir posibles riesgos e incumplimientos de los protocolos y demás normativas del Grupo Boix que puedan generarle responsabilidad penal.
De acuerdo con la normativa de protección de datos, las entidades del Grupo Boix han elaborado lo que se conoce como «prueba de sopesamiento». Se trata de un análisis interno cuyo es objeto es confirmar que su interés legítimo no perjudica los intereses del interesado en la protección de sus datos personales. En resumen, que su privacidad no resulta perjudicada.
Como resultado de la prueba de sopesamiento, las entidades del Grupo Boix consideran que el derecho a la protección de datos del interesado no se ve perjudicado por el tratamiento, dado que los datos únicamente serán tratados con el fin de prevenir y corregir posibles incumplimientos de los protocolos y otra normativa del Grupo Boix que pudieran generarle una responsabilidad desde la perspectiva del Código Penal, regulación que aconseja implementar este tipo de sistemas.
El interesado podrá (i) obtener más información sobre en qué consiste ese «interés legítimo» al que se hace referencia, (ii) saber cómo se ha alcanzado la conclusión de que ello no perjudica su privacidad, (iii) o directamente solicitar la oposición a este tratamiento. Para ello, deberán seguirse las indicaciones del apartado relativo al ejercicio de derechos de protección de datos. En el caso de formular oposición, deberá señalarse el tratamiento concreto y los motivos en los que se funda.
d) Otros usos legalmente obligatorios
Las entidades del Grupo Boix tratarán la información que se recabe (la que nos facilita el denunciante o la que se recabe en el marco de la investigación que se pueda llevar a cabo) con la finalidad de (i) gestionar e investigar las denuncias relacionadas con casos de acoso en el entorno laboral y (ii) adoptar las medidas de protección exigidas por la normativa de carácter laboral y penal.
Finalmente, en algunos casos los datos personales también podrán ser tratados para dar cumplimiento a determinadas obligaciones legales que nos sean exigibles. Por ejemplo, si los solicita un Juzgado, o cualquier Cuerpo y Fuerza de Seguridad del Estado. En estos casos, y en la medida de lo posible, se informará de ello y de la norma que lo impone.
5. ¿POR CUÁNTO TIEMPO CONSERVAREMOS SUS DATOS?
Los datos personales que se recaben (a través de la denuncia presentada y, en su caso, en el marco de la posible investigación posterior) podrán conservarse (i) durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados, (ii) en su caso durante el tiempo en que se desarrolle la pertinente investigación y, finalmente, (iii) a lo largo del ejercicio de las acciones legales que correspondan.
En todo caso, transcurridos tres meses desde la recepción de la denuncia sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación, se procederá a su supresión, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del canal.
Finalmente, y después de todo lo anterior, se conservarán los datos recabados (i) para dar cumplimiento a posibles obligaciones legales que resulten de aplicación, así como (ii) para atender a posibles reclamaciones y responsabilidades, manteniéndolos debidamente bloqueados, y durante los plazos máximos legalmente establecidos, a disposición de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado, Juzgados y Tribunales, y posibles Administraciones Públicas Competentes, por un plazo legal máximo de diez años.
6. ¿A QUÉ DESTINATARIOS SE COMUNICARÁN SUS DATOS?
Como regla general, las entidades del Grupo Boix no cederán a ningún tercero los datos que recaben a través de su Canal Ético. Asimismo, únicamente podrá acceder a ellos el personal que, por sus funciones, responsabilidades y cometidos, esté debida y previamente autorizado.
Una vez que se reciba la denuncia y admita a trámite, si el denunciado trabajara o prestara sus servicios para una entidad del Grupo distinta de aquella que recibió inicialmente los datos, ésta remitirá toda la información recabada hasta el momento a la entidad del Grupo Boix que corresponda, a fin de que la cesionaria pueda continuar con el procedimiento y proceder la adopción de las correspondientes medidas correctoras.
Los datos también se podrán facilitar a aquellos terceros a los que las entidades del Grupo Boix estén legalmente obligadas: por ejemplo, Juzgados y Tribunales, Ministerio Fiscal, Cuerpos y Fuerzas de Seguridad o cualquier Organismo Público competente, previo requerimiento por su parte.
Asimismo, las entidades del Grupo Boix podrán contar con la colaboración de terceros proveedores de servicios, que pueden tener acceso a tales datos personales y que los tratarán en su nombre y por su cuenta, como consecuencia de la prestación de servicios contratada. En relación con lo anterior, las entidades del Grupo Boix siguen unos estrictos criterios de selección de proveedores, con el fin de dar cumplimiento a sus obligaciones en materia de protección de datos. Así, y para regular las condiciones de Privacidad en las que actuarán esos posibles terceros proveedores, las entidades del Grupo Boix les impondrán, entre otras, las obligaciones de aplicar medidas técnicas y organizativas apropiadas, tratar los datos personales para las finalidades pactadas y atendiendo únicamente a las instrucciones documentadas de las propias entidades del Grupo Boix; y suprimir o devolverle los datos una vez finalice la prestación de los servicios.
Se indica lo anterior por cuanto cualquiera de las entidades del Grupo Boix podrá contratar la prestación de servicios con terceros proveedores que desempeñen su actividad, a título enunciativo y no limitativo, en los siguientes sectores: asesoramiento jurídico, empresas de servicios profesionales multidisciplinares, o empresas proveedoras de servicios tecnológicos o informáticos.
7. TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES DE DATOS
Por regla general, todos los datos personales que se recaben en el marco de este Canal se tratarán dentro del Espacio Económico Europeo, dando fiel y estricto cumplimiento al Reglamento General Europeo de Protección de Datos Personales 2016/679.
No obstante, en caso de que los datos personales llegaran a ser transferidos internacionalmente, la entidad del Grupo Boix ante la que presente la denuncia le informará sobre dichas transferencias y éstas se realizarán de conformidad con la normativa aplicable de protección de datos personales y, en particular, se adoptarán garantías suficientes que permitan proporcionar un nivel de protección equiparable al nivel exigido en la Unión Europea.
8. DERECHOS DE LOS INTERESADOS
Las personas a las que se refieran las denuncias que se reciban (denunciante, denunciados y testigos) podrán ejercer su derecho de acceso a los datos personales, así como solicitar la rectificación de los datos inexactos o, en su caso, solicitar su supresión cuando los datos ya no sean necesarios para los fines que fueron recogidos. También podrá solicitar la limitación y oposición del tratamiento de sus datos, en determinadas circunstancias y por motivos relacionados con su situación particular.
De acuerdo con lo que dispone la referida Ley 2/2023, en el caso de que la persona a la que se refieran los hechos relatados en la comunicación ejerciese el derecho de oposición se presumirá, salvo prueba en contrario, que existen motivos legítimos imperiosos que sí legitiman el tratamiento de sus datos personales.
Tales derechos se podrán ejercitar en los términos legalmente establecidos, en especial con un alcance y contenido que no permita al denunciado conocer, a través de su ejercicio, la identidad del denunciante.
El usuario podrá ejercitar los derechos referidos anteriormente, en los términos y condiciones previstos en la legislación vigente, en las siguientes direcciones postales:
a) Boix Maquinaria Spain, S.L.U.: Polígono Industrial La Granadina C/ Dinamarca S/N, fase 1, nave puerta 11, 03349 – (San Isidro) – Alicante, España.
b) Boix Maquinaria, S.L.: Polígono Industrial La Granadina C/ Dinamarca S/N, fase 1, 03349 – (San Isidro) – Alicante, España.
c) Infabose, S.L.U.: Polígono Industrial La Granadina C/ Dinamarca S/N, fase 1, edificio oficinas, planta baja, 03349 – (San Isidro) – Alicante, España.
El usuario también podrá ejercitar sus derechos mediante el envío de correo electrónico a lo**@**ix.es.
En el supuesto de que no obtenga una respuesta satisfactoria y desee formular una reclamación u obtener más información al respecto de cualquiera de estos derechos, puede acudirse a la Agencia Española de Protección de Datos (www.agpd.es – C/ Jorge Juan, 6 de Madrid), como autoridad de control principal.
9. MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD. POSIBLE ANONIMATO DEL DENUNCIANTE.
Las entidades del Grupo Boix se asegurarán de que se adoptan todas las medidas técnicas y organizativas necesarias para preservar la seguridad de los datos recabados, al objeto de protegerlos de posibles divulgaciones o accesos no autorizados.
A este respecto, los denunciantes podrán decidir si identificarse, o no, al efectuar una denuncia. Se admiten, por tanto, denuncias anónimas. No obstante, se anima a que los denunciantes se identifiquen para, de este modo, poder obtener más información acerca de los hechos denunciados. En todo caso, se garantizará la máxima confidencialidad sobre la identidad del denunciante que finalmente desee identificarse.
La identidad del denunciante sólo podrá ser revelada a las autoridades administrativas y judiciales, cuando legalmente corresponda, para la adecuada tramitación de cualquier procedimiento administrativo o judicial que se pudiera derivar de la denuncia presentada.
Por último, se hace constar que todas las personas que, por razón de las funciones que desempeñen, tengan conocimiento de las denuncias que se formulen, están obligadas a guardar secreto sobre toda la información a la que accedan.
[1] Conforme al artículo 3 de la Ley 2/2023, entre los colaboradores externos se entenderán incluidos: a) las personas que tengan la condición de empleados públicos o trabajadores por cuenta ajena; b) los autónomos; c) los accionistas, partícipes y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de una empresa, incluidos los miembros no ejecutivos; d) cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores.
